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5 compras que você nunca deve cobrar no cartão de crédito da empresa

pessoa com cartão de crédito

Cartão de crédito da empresa | iStock.com

Aulas de dança. Taxidermia. Papel higiênico. Um pedaço inteiro de carne. Esses são alguns dos itens mais surpreendentes que apareceram em empregado relatórios de despesas, de acordo com uma pesquisa por Robert Half . Alguns funcionários estão dispostos a ir além quando se trata de reembolso.

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A tentação de cobrar do seu empregador a conta de itens pessoais pode ser ainda maior se você tiver um cartão de crédito da empresa. É tão fácil passar aquele pedaço de plástico. Mas cuidado. As empresas estão à procura de funcionários que fazem mau uso de seus cartões corporativos e estão encontrando muitos criminosos. De acordo com Association of Certified Fraud Examiners , 31,8% das pequenas empresas com menos de 100 funcionários enfrentam casos de fraude. Aproximadamente 20,6% das empresas com 10.000 funcionários ou mais vivenciam casos de fraude. Em pequenas empresas, a fraude de reembolso de despesas (fazer a empresa pagar por despesas não comerciais) está entre os cinco problemas mais comuns.



Você poderá perceber, pelas políticas da sua empresa e pelas atitudes em seu escritório, o quão rigorosa é a política da sua empresa sobre o uso do cartão corporativo. Algumas empresas podem permitir cobranças pessoais, desde que você pague essa parte da conta. Outros não permitem que despesas pessoais sejam incluídas no cartão. Seu cartão pode até ter limites de gastos e proibir cobranças em certas categorias para reduzir o risco de fraude.

Quer a sua empresa tenha uma política flexível ou firme sobre o uso do cartão de crédito da empresa, há algumas coisas para as quais você não deve usar o seu plástico corporativo. Para evitar situações complicadas com a administração, pense duas vezes antes de colocar esses cinco tipos de cobrança no cartão da empresa.

1. Despesas de viagens não autorizadas

avião voando sobre o oceano

Certifique-se de que a política de viagens da sua empresa seja clara. | iStock.com

Os cartões corporativos costumam ser dados aos funcionários para facilitar as viagens de negócios. Mas o que se qualifica como uma despesa aprovada pode variar dependendo da empresa para a qual você trabalha, e é uma boa ideia saber se você pode cobrar da empresa o upgrade para a classe executiva, se ela arcará com a conta do gás e se alimentos (e especialmente bebidas) também estão incluídos.

Como CreditCards.com explica, é importante saber isso por alguns motivos. Não só vai mantê-lo fora de problemas com seu chefe, mas também pode evitar que você pague as contas do bar mais tarde. Geralmente, há dois tipos de cartão de empresa: o tipo em que você o solicita em nome de trabalhar para a empresa e aquele a que sua empresa se candidata. Se você solicitou o cartão, provavelmente é um cartão de pagamento individual. Você é responsável por enviar as despesas de cada fatura e paga esses saldos com os fundos que são reembolsados ​​a você por sua empresa. Se for um cartão de pagamento da empresa, a empresa paga a conta diretamente, pagando por todas as despesas aprovadas.

No entanto, no caso de compras não aprovadas, é provável que a empresa exija que você pague por essas despesas, independentemente do tipo de cartão emitido. Nesse caso, você mesmo pagará pelo upgrade do avião e pelo almoço de martini - o que pode ser uma surpresa desagradável na hora de pagar a conta.

2. Viagens de compras pessoais e empresariais combinadas

pessoa empurrando carrinho de compras em uma loja

Não adicione bens pessoais aos suprimentos da empresa. | iStock.com

Você pode ter sido enviado a uma mercearia local para pegar material de escritório. E você cobrou todos os suprimentos de papel, post-its e lanches no cartão da empresa. Não há nada de errado nisso. Mas se torna um problema quando você insere lanches extras ou os ingredientes para o jantar. Se você estiver fazendo uma viagem de compras conjunta, é melhor usar duas formas diferentes de pagamento. Seu colega de trabalho pode ter tentei comprar um pacote de fraldas no cartão da empresa, mas é provável que eventualmente sejam descobertos.

Sim, pode ser eficiente adicionar algumas compras desnecessárias para o escritório ou até mesmo jogar a manteiga de amendoim que você queria comprar. Para o bem de todos os envolvidos, simplesmente não vale a pena.

3. Qualquer coisa que você queira manter em segredo

assinar para um clube de strip

Nem todas as empresas aprovam o entretenimento de clientes em clubes de strip. | Imagens Win McNamee / Getty

É fácil esquecer quando você está fora da cidade a negócios. Mas alguém no escritório corporativo provavelmente vai examinar sua fatura de cartão de crédito em algum momento. E eles verão exatamente o que você cobrou. Em outras palavras, você quer pensar duas vezes antes de pedir um filme pay-per-view no hotel, ir ao clube de strip, comprar lingerie em Victoria’s Secret ou peça outra rodada de coquetéis após o jantar.

Claro, atividades que levantariam sobrancelhas em algumas empresas - como levar clientes a um clube de cavalheiros - podem ser OK em outras. Como sempre, você precisa entender a postura do seu empregador para evitar uma conversa constrangedora com a contabilidade e até perder seu emprego .

4. Bilhetes de estacionamento e outras multas

bilhete de estacionamento

A multa de estacionamento geralmente é de sua responsabilidade. | Justin Sullivan / Getty Images

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Então você estava atrasado para uma reunião e conseguiu a primeira vaga disponível, embora fosse na zona de estacionamento de 15 minutos. O bilhete que encontrar na sua janela é da sua responsabilidade. E usar o cartão da sua empresa para pagá-lo pode levar você a uma situação difícil, de acordo com os especialistas em viagens de negócios da Concorrer .

A mesma coisa acontece se você recebeu uma multa por excesso de velocidade durante a viagem. Mas uma exceção à regra geral pode se aplicar se você acabar com um ticket porque uma reunião atrasou, Negócios canadenses explicou.

5. Cobranças pessoais disfarçadas de despesas comerciais

Empresário segurando um cartão de crédito e um celular

As compras pessoais devem ser sempre separadas. | iStock.com

Um voo para uma ilha tropical para férias não deve entrar no seu cartão de empresa, nem o hotel em que você se hospedar. Mais de $ 20.000 em despesas pessoais , incluindo o carro de que você precisa para chegar ao trabalho, também não se qualifica. É melhor pensar em suas despesas pessoais e empresariais como igreja e estado. Separar é melhor e mais seguro, se você quiser manter uma boa relação com seu empregador.

Ainda assim, pode ser fácil rotular despesas pessoais como despesas comerciais, especialmente se elas se enquadrarem em uma área cinzenta. Ainda assim, pagar jantares com amigos enquanto está fora da cidade a negócios, extras durante a viagem (como os produtos de higiene pessoal que você se esqueceu de embalar) ou levar seus filhos na viagem de negócios e depois cobrar as refeições da empresa provavelmente não será considerado .

Antes de sacar seu cartão corporativo, certifique-se de entender a política de sua empresa. Em caso de dúvida, pergunte a um supervisor ou colega de confiança. E, acima de tudo, não seja pego na obscuridade da ambigüidade ética. Dra. Gabriela Corá, presidente da consultoria Executive Health & Wealth Institute Inc., com sede em Miami, disse CreditCards.com você deve se perguntar: 'Isso está 100 por cento relacionado ao seu trabalho?' Para despesas que não são expressamente cobertas por seu treinamento ou apólice, ela disse: “O bom senso irá guiá-lo”.

Reportagem adicional de Nikelle Murphy.

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